Contratas una integración que resuelva un proceso concreto de tu negocio, con la documentación necesaria para operarla. Acordamos qué debe conseguir y quién será responsable. Después elegimos la plataforma según los accesos disponibles, las reglas del proceso, el riesgo y el mantenimiento.
Problemas que resuelve este servicio
Si tu empresa ya usa un CRM, un ERP, Microsoft 365 u otras herramientas para finanzas, operaciones e informes, pero cada una funciona por su cuenta, probablemente reconozcas alguno de estos problemas:
- personas que vuelven a introducir los mismos datos de cliente, pedido o factura;
- aprobaciones que no dejan un estado fiable en el sistema principal;
- operaciones que conocen demasiado tarde un cambio de ventas o inventario;
- informes montados a mano desde exportaciones que no coinciden; y
- pruebas de automatización sin un responsable cuando termina la demo.
El objetivo es crear un traspaso fiable entre sistemas, con una persona responsable del proceso y un resultado que el equipo pueda revisar.
Qué cubre el primer trabajo
- Documentamos cómo empieza el proceso, qué datos necesita, qué reglas aplica y qué debe escribir en cada sistema. Dejamos definidos el responsable, las excepciones y el resultado esperado.
- Comprobamos las ediciones de tus herramientas, sus APIs o conectores y los permisos disponibles. Revisamos las restricciones sobre los datos y acordamos qué sistema conserva el registro definitivo.
- Comparamos las opciones viables: funciones de tus herramientas actuales, plataformas de integración, pasos asistidos por IA o desarrollo a medida. La propuesta distingue lo que sabemos de lo que falta por comprobar.
- Construimos un primer flujo que se pueda detener y revertir. Incluye registros, protección frente a duplicados y una alternativa manual acorde al riesgo.
- El responsable del proceso revisa casos representativos y excepciones. Entregamos las instrucciones para operar el flujo, recuperarlo si falla y gestionar cambios, junto con la siguiente decisión que debe tomar el equipo.
Nuestra metodología explica cada paso. Si una herramienta que ya pagas puede resolver el primer flujo, podemos trabajar con ella sin contratar otra plataforma.
Qué revisamos antes de recomendar una solución
| Área | Preguntas que debemos responder | Por qué cambia el diseño |
|---|---|---|
| Proceso | ¿Qué inicia y termina el trabajo? ¿Quién resuelve las excepciones? | Un sistema no puede automatizar de forma fiable una política indefinida. |
| Sistemas | ¿Qué ediciones se usan y qué sistema es dueño de cada dato o estado? | El nombre de un producto no demuestra acceso a su API ni permiso de escritura. |
| Volumen | ¿Cuántos casos hay, qué picos existen y qué latencia se necesita? | Afecta a la arquitectura, capacidad, reintentos y coste operativo. |
| Gobierno | ¿Qué datos pueden moverse, quién autoriza el acceso y qué debe auditarse? | Los permisos y la retención pueden descartar una opción cómoda. |
| Operación | ¿Quién recibe los fallos, pausa el flujo y aprueba cambios? | Una puesta en marcha correcta también necesita un responsable diario. |
| Evidencia | ¿Qué línea base y criterios de aceptación usará el responsable? | Permite decidir si el flujo mejoró el proceso real. |
El resultado
Al terminar, tendrás un primer flujo en funcionamiento o una explicación documentada de qué impide construirlo todavía. La entrega depende del alcance acordado: puede incluir el mapa del proceso, la arquitectura, los supuestos de acceso, los casos de validación, cómo resolver excepciones, una guía operativa y las opciones para continuar.
El ahorro debe comprobarse en cada proceso. El servicio parte del ERP, CRM y forma de trabajar actuales; sustituirlos requiere una decisión aparte. La limpieza de datos, la migración de sistemas, una estrategia de IA más amplia y los flujos adicionales solo se incluyen si aparecen expresamente en la propuesta.
Un punto de partida práctico
Elige un traspaso frecuente, con retraso visible y un responsable: aprobación de presupuestos, liberación de pedidos, entrega de ventas a operaciones, excepción de factura, alerta de inventario o informe de dirección. Nuestra guía sobre qué automatizar primero ayuda a reducir candidatos. Para un ejemplo concreto de Microsoft, consulta el escenario de aprobaciones entre Teams y ERP.